───海外に提出する書類の認証手続で迷わないための基本知識───

海外に書類を提出しようとしたとき、「アポスティーユが必要です」「公印確認と領事認証を取ってください」と言われて、何がどう違うのか分からず戸惑った、という相談は少なくありません。
特に、留学や就職、婚姻手続、海外での会社設立、ビザ申請、裁判所への書類提出など、法的な手続が絡む場面では、アポスティーユと公印確認の理解が不十分だと、準備に時間がかかったり、あるいは、せっかく準備したのにやり直しが必要になったりして大幅な時間のロスにつながりかねません。
一見するとどちらも「日本で発行された公文書が本物であることを保証するための手続」であり、最終的には「日本の書類を外国で通用させる」という目的は共通しています。
しかし、その仕組みや使える国、必要となるステップは大きく異なります。
ここでは、現在の日本における実務上の運用を踏まえながら、「アポスティーユ」と「公印確認・領事認証」の違いを、できるだけ平易な言葉で整理していきます。

１　そもそもアポスティーユとは何か

アポスティーユとは、「外国公文書の認証を不要とする条約」（いわゆるハーグ条約）に基づく制度で、条約加盟国間で公文書を相互に簡略な手続で通用させるための仕組みです。
日本はこの条約に1970年に加入しており、外務省がアポスティーユの付与機関となっています。

具体的には、日本で発行された公文書（戸籍謄本、住民票、登記事項証明書、裁判所の書類、行政機関の証明書、公証役場の公正証書など）について、外務省がその署名・印章の真正を確認し、「この署名・押印は正当な権限を有する者によるものである」と証明する証書を付ける手続きです。この証書（補箋）が「アポスティーユ」と呼ばれます。

重要なのは、アポスティーユは「条約加盟国相互の約束」に基づくものであり、アポスティーユが付与された書類は、相手国で追加の領事認証を受けることなく、公文書として受け入れられるという点です。
つまり、アポスティーユ加盟国同士のやり取りであれば、「外務省でのアポスティーユだけで足りる」というのが基本ルールになります。

２　一方の「公印確認」とは何か

これに対して、「公印確認」とは、アポスティーユ制度が使えない国（ハーグ条約に加盟していない国）向けに、日本の外務省が行う「領事認証の前段階の確認手続き」です。

公印確認では、外務省が公文書に押されている印章や署名が、正当に登録された官公署・公証人のものであるかを確認し、それに対して証明を付けます。
ここまではアポスティーユと似ていますが、決定的な違いは、その先に「在日外国公館による領事認証」が必要になる点です。
つまり、公印確認はあくまで日本側での確認にすぎず、それだけでは相手国で通用せず、在日大使館・領事館で「この外務省の証明は確かに日本政府のものである」という認証をさらに受けなければなりません。

この「外務省の公印確認＋在日大使館・領事館の領事認証」という二段階の手続きが必要となるのがアポスティーユ認証との違いです。

３　どの国に出すときに何を使うのか

最も実務的なポイントは、「提出先の国がハーグ条約加盟国かどうか」で、手続のルートが分かれるということです。
条約加盟国に書類を出す場合は、原則としてアポスティーユで足ります。たとえば、フランス、ドイツ、イタリア、スペイン、アメリカ合衆国、イギリス、オーストラリアなどはこの条約の加盟国であり、これらの国の官公署や裁判所に日本の公文書を提出する際には、外務省のアポスティーユ認証だけで領事認証は不要とされています。

これに対し、マレーシア、ベトナム、アラブ首長国連邦など、現時点でハーグ条約に加盟していない国に書類を出す場合には、アポスティーユ認証は使えず、公印確認と領事認証のルートを取る必要があります。外務省の公印確認を受け、その後、当該国の駐日大使館等で領事認証を受けて、ようやく現地で通用する書類になります。

どの国が加盟国かは、ハーグ会議の公式サイトや外務省のウェブサイトで随時更新されています。
条約加盟国は年々増加しているため、「数年前に見たリスト」をそのまま信じるのは危険です。
実務では、案件ごとに最新の情報を確認することが欠かせません。

４　手続の「長さ」と「コスト」の違い

アポスティーユと公印確認・領事認証は、手続の手間や費用面でも大きな違いがあります。
アポスティーユの場合、申請窓口は日本側の外務省（本省または各地の外務省出張所）で完結します。
必要な書類をそろえれば、原則として外務省での一回の手続で終わり、相手国の大使館・領事館に出向く必要はありません。また、アポスティーユ認証の取得は無料です。

これに対して、公印確認ルートでは、外務省の窓口で公印確認を受けた後、さらに在日外国公館で領事認証を受けなければなりません。
大使館・領事館は予約制であったり、受付時間が限られていたりすることが多く、書類や申請書式も各国ごとに異なります。
また、各大使館の領事認証には手数料がかかるのが通常です。

時間と費用の面でいえば、アポスティーユの方が圧倒的に負担が軽く、公印確認・領事認証の方が手間もコストもかかる、というのが一般的な感覚です。

５　どの書類にアポスティーユ／公印確認が付けられるのか

アポスティーユや公印確認が付与できる書類は、「日本側で公文書として扱われるもの」が中心になります。

典型的には、自治体が発行する戸籍謄本、住民票、婚姻届・出生届受理証明、税に関する証明書、登記事項証明書、裁判所の判決書や証明書、法務局や公証役場の証明書などが対象になります。
私文書であっても、公証役場で認証を受けるなどして「公文書化」すれば、アポスティーユや公印確認の対象とすることができます。

ただし、相手国の側が「どの書類について、どの形式での認証を求めるか」はまちまちです。
ある国では、大学の卒業証明書と成績証明書について、学校での原本発行、公証役場での認証、外務省での公印確認、さらに大使館での領事認証まで求める場合もあります。

別の国では、戸籍謄本にアポスティーユを付け、それとは別に法定翻訳者の翻訳を付ける、といった細かい指定をしてくることもあります。
つまり、「どの認証が必要か」だけでなく、「どの書類にどの認証を付けるべきか」も国や手続の種類ごとに変わるため、最終的には提出先機関や大使館が発信している指示を確認することが重要になります。

６　翻訳との関係――原本に付けるのか、翻訳に付けるのか

実務でよくある混乱の一つが、「翻訳文と認証の関係」です。
基本的に、アポスティーユや公印確認は、日本で発行された原文の公文書に対して付けるものです。
したがって、戸籍謄本にアポスティーユを取得したい場合、日本語の戸籍謄本そのものを外務省に提出して手続を行います。

一方、多くの国では、日本語の原本だけでは内容が理解できないため、現地で使用する際には翻訳文を添付する必要があります。

この翻訳については、国や手続によって、次のように要求が分かれます。

• 翻訳は付ければよいが、翻訳者の資格や認証までは問わない場合
• 公文書にアポスティーユを取得した後、指定の翻訳者による翻訳を要求する場合
• 公文書の原本に翻訳文を付したうえで、公証役場での認証、アポスティーユ取得を求められる場合
• 翻訳そのものは現地の公証人や翻訳士に委ねることを求め、日本側では原本のアポスティーユだけで足りるとする場合

日本側で「原本にアポスティーユを付けるのか」「翻訳にアポスティーユを付けるのか」は、実は国ごとのローカルルールに左右されます。
誤った形で認証を取ってしまうと、現地で再度取り直しを求められることもあるため、最初の段階で提出先に確認しておくことが不可欠です。

７　どちらを使うべきか迷ったときの考え方

実務で「アポスティーユか公印確認か」で迷った場合、まず確認すべきは次の三点です

• 第一に、提出先の国がハーグ条約加盟国かどうか
• 第二に、その国の中でも、具体的にどの官公署・機関に出す書類なのか
• 第三に、その機関や在日大使館が公表している「認証に関する案内」があるかどうか

たとえば、相手国がアポスティーユ加盟国であっても、在日大使館のウェブサイトや現地の官庁の案内で、「公印確認＋領事認証を要求する」と明記している場合も、例外的にはあり得ます。
逆に、非加盟国であっても、特定の手続について簡略化の取り決めをしていることもゼロではありません。

このように、「国名だけで決めてしまう」のではなく、実際の提出先と最新の指示を重ねて確認するのが、トラブルを防ぐうえで重要なポイントです。

８　将来を見据えた視点――条約加盟国は増え続けている

最後に、少し長期的な視点にも触れておきます。
ハーグ条約の加盟国は年々増加しており、かつては公印確認・領事認証が必須だった国が、新たに条約に加入し、アポスティーユに切り替わるケースも出てきています。
外務省やハーグ会議の公表資料を見ると、過去十数年の間にも、東欧、中南米、アジア・アフリカの国々が次々と加盟国に加わっていることが分かります。
つまり、「この国は公印確認ルートだ」と覚えておいても、数年後には状況が変わっている可能性があるということです。
国際結婚や海外投資など、中長期のスパンで複数の手続を見据えている場合には、「今時点でどの制度が使えるか」を、手続のたびに確認することが欠かせません。

９　まとめ　「どの国に、どの書類を、どのルートで出すのか」をセットで考える

アポスティーユと公印確認・領事認証の違いは、単純化すると次のように整理できます。
アポスティーユは、ハーグ条約加盟国間での公文書のやり取りを簡素化するための制度で、外務省のみの手続で完結する。
公印確認は、アポスティーユが使えない国（ハーグ条約非加盟国）向けに外務省が行う署名・印章の確認であり、その後に駐日大使館・領事館による領事認証が必須となる二段階構造である。

しかし、実際の案件では、「どの国に」「どの機関に」「どの種類の書類を」提出するかによって、求められる認証の組み合わせが変わってきます。
アポスティーユか公印確認かという二者択一だけでなく、翻訳、公証、税務署や裁判所での前提手続など、複数の手順が絡むことも少なくありません。

海外に書類を出す場面に直面したときには、まず提出先の指示をよく読み、「この書類にはどの認証が必要か」を一つずつ整理することが大切です。
そのうえで、自分での手続が難しい場合には、アポスティーユや公印確認に詳しい専門家に相談し、最初からゴールを見据えたルート設計をしておくと、時間的・経済的な負担を大きく減らすことができるはずです。