外国で日本の公的書類を使うときの必須知識
海外で婚姻手続をしたり、留学や就職のために成績証明書を提出したり、会社設立や不動産取引のために登記簿謄本を出したりする際、「アポスティーユが必要です」と言われることがあります。
しかし、日本国内だけで生活していると、アポスティーユという言葉に触れる機会はほとんどありません。
ここでは、ホームページをご覧の方にも分かりやすいように、「アポスティーユとは何か」「どんなときに必要になるのか」「公印確認との違い」などを整理してご説明します。
1 アポスティーユとは？
アポスティーユとは、外国で日本の公文書を使用するために、日本の外務省が行う「証明」の一種です。
正式には、1961年10月5日の「外国公文書の認証を不要とする条約」（ハーグ条約）に基づき、公文書に添付・押印される「補箋（allonge）」形式の証明を指します。
このハーグ条約に加盟している国同士では、相手国の公文書にアポスティーユが付いていれば、原則としてその後の「領事認証」（大使館・領事館による追加の認証）は不要とされています。つまり、アポスティーユは「領事認証に代わる国際的な共通ルール上の証明」と考えるとイメージしやすいでしょう。
2 なぜアポスティーユが必要なのか
もともと、ある国で発行された公文書（戸籍謄本、登記事項証明書など）を別の国で使用する場合、次のような手続が必要でした。
- 文書を発行した国の外務省などで「公印確認」を受ける
- その後、提出先国の駐在大使館・総領事館で「領事認証」を受ける
この二段階の手続は、当然のこととして２か所で手続きをする必要がありますので、時間も手間もかかります。また、国によって運用も異なるため、国際的に非常に煩雑な制度でした。そこで、この手続を簡素化するために作られたのが、1961年のハーグ条約（認証不要条約）です。
条約加盟国同士であれば、文書を発行した国の「権限のある当局」（日本の場合は外務省など）がアポスティーユを付すことで、領事認証を省略できるという仕組みになりました。
3 日本とハーグ条約の関係
日本は、このハーグ条約に1970年に加入し、同年7月から効力が発生しています。
現在、条約の締約国（・地域）は世界で120か国以上に増えており（2025年11月時点で128の締約国）、近年もカナダ、ルワンダ、バングラデシュ、アルジェリアなど新たな国が次々と加盟しています。
ポイント
- 提出先の国がハーグ条約締約国であれば、原則としてアポスティーユで足りる
- 提出先が非締約国の場合は、従来どおり「公印確認＋領事認証」が必要
なお、条約加盟国であっても、実務上、領事認証を求めるケースもあるため、最終的には提出先機関や相手国大使館の指示に従う必要があります。
4 どのような書類にアポスティーユが必要か
アポスティーユの対象になるのは、基本的に「公文書」です。日本の外務省は、次のような書類について、アポスティーユや公印確認の証明を行っています。
代表的な例
- 戸籍謄本・抄本、戸籍記載事項証明書
- 住民票、印鑑証明書
- 婚姻届受理証明書、離婚届受理証明書、出生届受理証明書
- 商業登記簿謄本（登記事項証明書）、閉鎖登記簿謄本
- 税務署の各種証明書（納税証明書など）
- 卒業証明書、成績証明書など（公立学校や国立大学などの公的機関発行のもの）
- 裁判所の判決書・証明書
- 行政機関が発行する各種証明書
また、私文書（契約書、宣誓書、委任状など）についても、
- まず公証役場で「公証人の認証」を受けて「公文書化」し、
- そのうえで法務局で「公証人押印証明」を取得し、
- 最後に外務省でアポスティーユを取得する、
という流れで、アポスティーユ付与の対象とすることができます。
5 「公印確認」との違い
アポスティーユとよく混同されるのが「公印確認」です。
どちらも外務省が行う証明ですが、用途と手続が異なります。
公印確認
- 目的：その後、駐日外国大使館・総領事館で「領事認証」を受けるための前提となる証明
- 対象国：ハーグ条約に加入していない国、または、条約国であっても領事認証を要求する国
- 流れ：
- 外務省で公印確認
- 提出先国の大使館・総領事館で領事認証
- 相手国機関へ提出
アポスティーユ
- 目的：ハーグ条約締約国で、公文書の真正を証明し、領事認証を省略するための証明
- 対象国：ハーグ条約締約国のみ
- 流れ：
- 外務省でアポスティーユ取得
- そのまま相手国機関へ提出（通常は追加の領事認証不要）
したがって、提出先の国がどこか（ハーグ条約に加盟している国か否か）によって、「公印確認」か「アポスティーユ」か、あるいは両方かが決まることになります。迷ったときは、外務省のホームページを見れば、提出先国がハーグ条約に加盟しているか否かを確認することができます。
6 日本でアポスティーユを取得する大まかな流れ
実際に日本でアポスティーユを取得する際の基本的な流れは、概ね次のとおりです。
- 提出先からの指示内容を確認する
- 「アポスティーユが必要なのか、公印確認＋領事認証なのか」
- 「原本が必要なのか、公証付きコピーでよいのか」
- 「翻訳文が必要か、その翻訳に関する指定（公証・宣誓など）はあるか」
- 必要な原本・証明書を揃える
- 戸籍謄本・登記事項証明書などは、原則として発行後3か月以内などの有効期限を指定されることが多いため、早く取りすぎないように注意します（具体的な期限は提出先の指示に従います）。
- （必要に応じて）公証役場・法務局での手続
- 私文書の場合は、公証人認証→法務局で公証人押印証明という前段階が必要になることがあります。
- 外務省（本省または大阪分室）に申請する
- 郵送申請と窓口申請の二通りがありますが、外務省は原則として郵送申請を推奨しています。
- 返送された書類を確認し、必要に応じて翻訳などを付けて提出
手続き自体は一つ一つは難しくありませんが、
- 「どの書類にアポスティーユを付けるべきか」
- 「翻訳と公証の順序はどうするべきか」
- 「相手国の最新の運用はどうか」
といった判断が必要になるため、専門家に相談しながら進めると、安全かつスムーズです。
7 アポスティーユが必要になる主な場面
実務上、アポスティーユが求められやすい典型的なケースとして、次のようなものがあります。
- 国際結婚・離婚
- 婚姻届や離婚届の受理証明書、独身証明書、出生証明書などを外国に提出する場合
- ビザ申請・長期滞在手続
- 就労ビザ、投資ビザ、家族滞在ビザなどの取得のために、戸籍謄本・住民票・無犯罪証明書などを提出するとき
- 留学・就職・資格認定
- 海外大学（大学院）への出願や、海外企業への就職のために、卒業証明書・成績証明書・在学証明書などを提出するケース
- 会社設立・支店登記・M&A
- 商業登記簿謄本、役員の署名証明書、定款、株主リストなどを外国の登記所や金融機関に提出する場合
- 不動産取引・金融取引
- 海外の不動産購入、現地銀行口座の開設・解約、担保設定など
- 国際相続・遺言執行
- 相続人や相続財産が海外にある場合に、戸籍謄本、遺言書、公証役場で作成した宣誓供述書などを外国の裁判所・金融機関に提出する場合
これらはあくまで一例であり、最終的には提出先機関が求める内容が優先されます。
8 アポスティーユ取得の際の注意点
アポスティーユの取得にあたっては、次の点に注意が必要です。
（1）「とりあえずアポスティーユ」ではない
外務省も明示しているとおり、アポスティーユや公印確認は、提出先や相手国大使館から求められたときにだけ申請するものです。
- 提出先が何も求めていないのに、勝手にアポスティーユを付けても意味がない場合があります。
- 書類の有効期限が短い場合、「早く取りすぎる」と、いざ提出するときに期限切れになってしまうこともあります。
（2）条約加盟国でも領事認証が必要なことがある
ハーグ条約締約国であっても、実務上の運用として
- アポスティーユではなく、
- 従来どおりの公印確認＋領事認証
を要求する国・機関も存在します。外務省も、その可能性を指摘し、事前の確認を促しています。
（3）翻訳の扱いに注意
アポスティーユはあくまで「公文書そのものの署名・印章等の真正を証明する手続」であり、
翻訳の内容の正確さを保証するものではありません。
- 多くの国では、公文書に翻訳文の添付を求め、
- その翻訳について、公証・宣誓・法定翻訳者による作成など、独自のルールを設けています。
「アポスティーユを取ったのに、翻訳が要件を満たしておらず受理されなかった」というトラブルも少なくありませんので、翻訳の要件も含めて事前に確認することが重要です。
9 まとめ――早めの情報収集と専門家への相談がポイント
- アポスティーユとは
→ ハーグ条約に基づき、日本の外務省が公文書に付す国際的な証明で、条約加盟国に提出する際、原則として領事認証を省略できる制度 - 公印確認との違い
→ どちらも外務省の証明だが、- ハーグ条約非加盟国や領事認証を要求する国向けが「公印確認＋領事認証」
- ハーグ条約加盟国向けの簡素な手続が「アポスティーユ」
- 実務上のポイント
→ ①提出先の指示をよく確認する
→ ②書類の有効期限や翻訳の要件に注意する
→ ③国ごとの運用差を踏まえ、必要に応じて専門家に相談する
海外への提出書類は、一度不備があると再取得・再郵送に時間がかかり、ビザ申請や不動産取引、相続手続などに大きな影響を及ぼすことがあります。
当事務所では、
- アポスティーユ・公印確認の取得
- 公証役場や法務局での前段階の手続
- 各国のルールに対応した翻訳・証明書類の作成
などをワンストップでサポートしています。
「自分のケースでどの書類にどの認証が必要なのか分からない」という場合も、お気軽にご相談ください。
